办公室主任岗位职责说明书
办公室主任岗位职责说明书
职务概况:
职务名称:办公室主任
所属部门:行政部
定编人数:
直接上级:行政总监
职务编号:
薪资等级:
工作职责:
一、行政方面
A、 在行政总监的领导下，负责主持本室的全面工作，组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务
B、 贯彻落实本室岗位责任制和工作标准，密切各部门工作关系，加强协作配合做好衔接协调工作
C、 负责监督公司印章的使用
D、 负责公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况
E、 负责组织物资的供应计划组织办公物品的供应、采购工作，做好物品进、出、存统计核算工作
F、 完成领导交办的其他工作任务
G、 有权向直属领导提议下属人选，并对其工作考核评价
二、人事方面
A、 负责按用人标准配备齐全各类人才，合理调配员工到最适当岗位上
B、 负责保存员工的人事档案，做好各类人力资源状况的统计、分析、预测、调整、查询和人才库建立等工作
C、 具体负责办理招聘、以及职务任免、调配、解聘、报批手续
工作权限:
1、 有权向公司各部门索取必要的资料和情况
2、 有权检查督促对总经理安排的贯彻执行情况
3、 有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务
4、 有权催促各部门及时做好文件与资料的归档工作
5、 有权对办公用品、用具标准化进行审批、检查 考核项目
1、 计划完成率
2、 文件、档案的管理
3、 公共设施维护及时率
4、 招聘、培训计划完成率
任职资格:
1、 人事、行政类管理专业本科毕业
2、 两年以上人事行政工作经验、其中一年以上人事行政主管经验
3、 熟悉人力资源六大板块，熟悉国家各项劳动人事法规政策
4、 熟练使用办公软件，具有较强的语言表达能力、应变能力、沟通能力、团队
协作能力、解决问题的能力、有亲和力、较强的责任感与敬业精神
职业发展:
可直接晋升的职位
可相互转换的职位
可升迁至此的职位
办公室主任岗位职责说明书（2）
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基本信息 |
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岗位名称 |
办公室主任 |
岗位编号 |
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所属部门 |
办公室 |
下属人数 |
3 |
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工作关系 |
见本部门岗位体系图 |
职 系 |
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职等职级 |
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审核者签字 |
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任职者签字 |
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最后修订日期 |
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岗位概述 |
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为保证公司行政工作有序进行，根据公司管理制度，组织实施公司日常行政事务管理等工作。 |
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工作职责 |
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序号 |
一级职责 |
二级职责 |
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1 |
制度及流程管理 |
建立健全公司行政管理制度及工作流程，经审批后监督执行。 |
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2 |
法务管理 |
负责公司相关法律事务的处理。 |
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负责公司外聘律师的对接。 |
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3 |
会议管理 |
负责公司会议的前期筹备及安排。 |
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组织实施会议纪要的撰写及发布。 |
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负责公司会议相关议项的跟进落实。 |
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4 |
信息管理 |
组织实施公司办公设备的配置、维护及管理工作。 |
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组织实施公司网站的日常管理及内容更新。 |
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5 |
证件管理 |
负责公司印章的保管及领用。 |
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负责公司相关证件的保管及领用。 |
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6 |
后勤管理 |
负责公司外来人员的接待及安排工作。 |
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负责公司车辆及司机的管理工作。 |
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组织实施公司办公用品的采购及发放工作。 |
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7 |
其他临时工作 |
完成领导交办的其他临时工作。 |
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任职资格 |
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教育背景 |
教育水平 |
大专及以上学历 |
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专业及职称 |
行政管理等相关专业 |
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培训经历 |
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工作经验 |
3年以上行政管理岗位工作经验 |
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专业知识 与能力 |
1、熟悉具备企业管理知识；2、熟悉文秘工作知识；3、有一定的领导能力；4、有一定的沟通协调组织能力；5、有一定的文字组织能力。 |
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其他要求 |
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工作特征 |
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工作时间特征 |
班制形式： ■长白班 ¨两班倒 ¨三班倒 ¨其他 |
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使用工具/设备 |
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工作场所 |
办公室/车间/室外 |
环境状况 |
（舒适度）舒适/一般/不舒适 |
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节假日安排 |
能正常安排/不能正常安排 |
危险性 |
基本无危险,无职业病危险。 |
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备注 |
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办公室主任岗位职责说明书（3）
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岗位名称 |
办公室主任 |
岗位编号 |
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所在部门 |
办公室 |
岗位定员 |
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直接上级 |
董事长 |
工资等级 |
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直接下级 |
行政助理、法律事务、前台、司机 |
薪酬类型 |
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所辖人员 |
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岗位分析日期 |
2013年12月 |
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本职： 负责为公司管理层提供决策支持，提供后勤服务保障工作；进行公司形象推广、公关
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职责与工作任务： |
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职 责 一 |
职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实董事长和董事长办公会的决议。 |
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工作 任务 |
负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划
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负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。 |
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通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。 |
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协助董事长的工作，提供决策支持。 |
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职 责 二 |
职责表述：负责制定办公室工作计划,实现工作目标 |
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工作 任务 |
制订办公室年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施 |
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职 责 三 |
职责表述：负责公司形象推广、公关活动 |
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工作 任务 |
负责公司形象设计和推广实施。 |
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负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。 |
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负责组织并协调公司的公关危机处理。 |
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公司法律服务 |
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职 责 四 |
职责表述：统筹管理公司后勤服务工作 |
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工作 任务 |
负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作 |
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负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态 |
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负责办理公司办公用品的采购、发放和管理 |
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负责对固定资产的采购与管理工作 |
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负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅 |
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负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理 |
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负责公司的公务用车管理，进行科学合理的调度 |
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职 责 五 |
职责表述：部门内部管理工作 |
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工作 任务 |
制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施 |
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负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训 |
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负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行 |
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负责控制部门预算，降低部门管理费用 |
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职责七 |
职责表述：完成董事长交办的其他任务 |
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权力： |
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对董事长办公会议和董事长决议执行情况的监督权 |
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对出差事务的审核权 |
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合同的审核权 |
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印章使用的审核权 |
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对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权 |
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对各部门的安全隐患有限期整改权 |
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权限内的财务审批权 |
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有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权 |
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对所属下级的工作有监督、检查权 |
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对所属下级的工作争议有裁决权 |
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工作协作关系： |
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内部协调关系 |
公司各部门，董事长 |
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外部协调关系 |
上级单位和兄弟单位、新闻媒体、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等 |
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任职资格： |
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教育水平 |
大学本科以上 |
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专业 |
企业管理或相关专业 |
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经验 |
5年以上工作经验，3年以上管理经验，1年以上部门管理经验 |
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知识 |
掌握相应的行政管理知识，了解公关宣传的常用做法 |
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技能技巧 |
熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识 |
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个人素质 |
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力 |
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考核指标： |
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公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、组织员工活动次数、重要任务完成情况 |
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费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率 |
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部门合作满意度 |
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领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能 |
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